Ein international tätiger Mittelständler kaufte 2020 gebrauchte Office-2016-Lizenzen bei mehreren Anbietern, 2.300 davon bei MRM Distribution. Als Ende 2022 das Microsoft-Audit kam, lagen für diese 2.300 Lizenzen alle Nachweise sofort vor — bei anderen Anbietern nicht.
Kunde
International tätiger Mittelständler, der weltweit für technische Präzision, Qualität und klare Standards steht
(auf eigenen Wunsch anonymisiert)
Anlass
Das mittelfristige Ziel des Unternehmens ist die Migration von der Office-Welt zu Google Workspace. Für die Übergangsphase sollten die Lizenzkosten niedrig bleiben
Beschaffung
2020 kaufte das Unternehmen gebrauchte Office-2016-Lizenzen bei mehreren Anbietern und investierte dafür insgesamt einen hohen sechsstelligen Betrag
Anteil von MRM Distribution
2.300 der 2020 beschafften gebrauchten Office-2016-Lizenzen lieferte MRM Distribution, im Wert von etwa 200.000 Euro
Prüfung
Ende 2022 erhielt das Unternehmen die Mitteilung über ein Microsoft-Audit
Prüfgegenstand
Im Microsoft-Audit kontrollierten die Prüfer bei den Gebrauchtlizenzen unter anderem die Original-Kaufbelege, die Korrektheit der Lieferkette und die Vernichtungserklärungen der Vorbesitzer
Ergebnis der MRM-Lizenzen
Alle 2.300 von MRM Distribution gelieferten Softwarepakete wurden im Microsoft-Audit ohne jede Beanstandung anerkannt
Übrige Lizenzen im Audit
Von anderen Vertragspartnern als MRM Distribution lagen dem Mittelständler nicht alle notwendigen Nachweise vor; das wurde im Audit zum Problem
Stand des Audits
Das Microsoft-Audit dauerte im Juli 2025 noch an
Stand Juli 2025
Der Mittelständler ist mit MRM Distribution im Austausch über gebrauchte Office-2024-Lizenzen für Arbeitsplätze, die nicht in die Cloud wechseln
Den kompletten Projektverlauf als PDF erhalten
Ausgangslage:
Warum ein internationaler Mittelständler 2020 gebrauchte statt neue Office-Lizenzen kaufte
Der Mittelständler verfolgt mittelfristig die Migration von der Office-Welt hin zu Google Workspace. Gerade in der Übergangsphase sei die Investition in günstige Software betriebswirtschaftlich sinnvoll, erklärt der für IT-Lizenzierungen zuständige Manager.
Das Unternehmen erwarb die Programme 2020 bei verschiedenen Anbietern und investierte insgesamt einen hohen sechsstelligen Betrag in gebrauchte Office-2016-Lizenzen. 2.300 davon lieferte MRM Distribution, im Wert von etwa 200.000 Euro.
Die 2020 beschafften Lizenzen waren im Juli 2025 noch im Einsatz.
Die Bewährungsprobe:
Ende 2022 erhält das Unternehmen
die Mitteilung über ein Microsoft-Audit
Ende 2022 erhielt der Mittelständler eine Mitteilung über eine Microsoft-Auditierung. Ein Augenmerk legten die Prüfer in diesem Lizenzaudit auf die Office-2016-Pakete aus zweiter Hand.
Der Lizenzmanager des Mittelständlers war zum Zeitpunkt des Kaufs 2020 noch nicht im Unternehmen tätig. „Wir hatten die Software nach bestem Wissen und Gewissen gekauft — jetzt mussten Unterlagen mühsam zusammengesucht oder neu angefordert werden“, beschreibt er die Lage. Beim Zusammentragen der Unterlagen kam es zu Unstimmigkeiten.
„Von MRM lag uns für das Audit alles vor und war sofort verfügbar. Andere Gebrauchtlizenzanbieter mussten Dokumente nachliefern. Das funktionierte leider nicht immer. Gerade bei einem Kauf, der einige Jahre zurückliegt, braucht man aber diese Rechtssicherheit.“
IT-Lizenzmanager des mittelständischen Kunden von MRM Distribution
Worauf Microsoft bei gebrauchten Lizenzen
im Audit schaut
Für ein Microsoft-Audit reichen eine Rechnung und ein Lieferschein des Lizenzverkäufers bei Weitem nicht aus. Entscheidend ist eine vollständig nachvollziehbare Lizenzkette. Drei Belege gehören laut MRM Distribution dazu.
Original-Kaufbelege
Nachweisbar sein müssen die Kauf- und Vertragsnachweise entlang der gesamten Übertragung. MRM Distribution hatte dem Mittelständler die Rechnungen bereits beim Kaufabschluss mitgeliefert, unter Angabe von Lizenztyp, Stückzahl, Version und Sprache.
Nachweis der rechtskonformen Übertragung
Belegt werden muss, dass die Software rechtskonform übertragen wurde. MRM Distribution hatte dem Mittelständler dafür die Übertragungsvereinbarungen ausgehändigt.
Vernichtungserklärung des Ersterwerbers
Der Ersterwerber muss erklären, dass er die Software bei sich vernichtet hat. Ohne diese Erklärung lässt sich die Lizenzkette nicht belegen. Für die Lizenzen von MRM Distribution lagen die Vernichtungserklärungen der Erstbesitzer von Anfang an vor.
Die 2.300 bei MRM Distribution gekauften Pakete
gingen ohne Beanstandung durch.
Vom Mittelständler bei MRM Distribution gekaufte Lizenzen
2.300 gebrauchte Office-2016-Pakete
Kaufwert dieser 2.300 Lizenzen
rund 200.000 Euro
Befund des Microsoft-Audits zu den MRM-Lizenzen
ohne jede Beanstandung anerkannt
Für die MRM-Lizenzen nachgeforderte Unterlagen
keine — alle Nachweise lagen dem Mittelständler seit dem Kaufabschluss 2020 vor
Von anderen Vertragspartnern als MRM Distribution lagen dem Mittelständler nicht alle notwendigen Nachweise vor — das wurde im Audit zum Problem. Dokumente mussten nachgefordert werden, was nach Aussage des Lizenzmanagers nicht in allen Fällen gelang.
Das Microsoft-Audit dauerte im Juli 2025 noch an.
Sie möchten mehr erfahren zum Thema Gebrauchtsoftwarekauf? MRM Distribution berät Sie gerne.
Wie es weitergeht:
Nachlizenzierung nach dem Support-Ende von Office 2016
Im Oktober 2025 endete der Support für Office 2016. Für Arbeitsplätze, die weiterhin Office benötigen und nicht in die Cloud wechseln, ist das Unternehmen mit MRM Distribution im Austausch über eine gezielte Nachlizenzierung — erneut mit gebrauchten Lizenzen, diesmal Office 2024.
Den Austausch mit Tim Bloemke von MRM Distribution beschreibt der IT-Lizenzmanager als „immer transparent und lösungsorientiert”: „So können wir frühzeitig bewerten, welche Einsparungen für uns drin sind — und dann schnell entscheiden.”
Das sagt Tim Bloemke, Purchasing Manager, MRM Distribution
„Von der Auswahl der Lizenzen bis zum erfolgreichen Microsoft-Audit war jeder Schritt sauber dokumentiert und nachvollziehbar. Dass alle 2.300 Lizenzen die Prüfung bestanden haben, zeigt: Gebrauchte Software ist eine sichere und wirtschaftliche Lösung.“
Tim Bloemke, Purchasing Manager, MRM Distribution
Für welche Unternehmen dieser Lizenzkauf mit Microsoft-Audit relevant ist
Die Frage nach der Nachweiskette stellt sich in mehreren Konstellationen.
Unternehmen mit gebrauchter Software im Einsatz, deren Nachweislage nicht vollständig bekannt ist
Unternehmen, die vor dem Kauf gebrauchter Lizenzen klären wollen, welche Unterlagen der Anbieter liefern muss
Unternehmen in einer Migrationsphase, die Microsoft-Lizenzen übergangsweise günstig beschaffen
Unternehmen, bei denen die Zuständigkeit für die Lizenzverwaltung seit dem Kauf gewechselt hat
Systemhäuser und IT-Dienstleister, die gebrauchte Lizenzen weitergeben und für deren Herkunft einstehen
Gebrauchte Microsoft-Lizenzen mit lückenloser Nachweiskette beziehen
MRM Distribution beliefert über 6.000 Kunden mit wiederverwendbarer Software. Herstellerkonforme Transaktionen haben dabei oberste Priorität: Zum Kaufabschluss gehören die Rechnungen mit Lizenztyp, Stückzahl, Version und Sprache, die Übertragungsvereinbarungen und die Vernichtungserklärungen der Erstbesitzer. Der Bezug läuft über das MRM-Partnernetzwerk.
Mehr erfahren zum Partnerprogramm von MRM Distribution