Der Lizenzverkauf brachte zusätzliches Geld in die Stadtkasse. Für hunderte ältere Lizenzen im selben Bestand kam er zu spät – läuft der Microsoft-Support aus, findet sich kein Käufer mehr.
Kunde
Stadt Böblingen, Stadtverwaltung
Branche
Kommunale Verwaltung, öffentlicher Auftraggeber
IT-Umfeld
Die IT der Stadt Böblingen betreut rund 1.500 Benutzer und mehr als 1.000 Rechner. Zuständig ist ein zehnköpfiges Team in der Abteilung Organisation und Informationstechnik
Verkaufte Lizenzen
Verkauft wurden Office-2024-Standardlizenzen, die für die Böblinger Therme beschafft worden waren – eine Tochtergesellschaft der Stadt Böblingen
Anlass
Die Office-2024-Lizenzen wurden über einen Open-Value-Vertrag bezogen. Korrekt wäre der bestehende Microsoft-Select-Plus-Vertrag der Stadtverwaltung Böblingen gewesen; die Böblinger Therme konnte die Software nicht mehr nutzen
Kontaktweg
Das Systemhaus Bechtle, mit dem die Stadt Böblingen im Lizenzmanagement zusammenarbeitet, stellte den Kontakt zu MRM Distribution her
Nachweislage
Für die verkauften Office-Lizenzen lagen der Stadt Böblingen die Original-Kaufbelege und die Microsoft-Vertragsunterlagen vollständig vor
Besonderheit
Für den Verkauf war der Nachweis erforderlich, dass die Böblinger Therme eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Stadt Böblingen ist
Ergebnis
Der Verkauf der Office-Lizenzen an MRM Distribution brachte der Stadt Böblingen Einnahmen für die Stadtkasse.
Nicht verwertbar
Hunderte ältere Office-Versionen im Bestand der Stadt Böblingen waren für den Wiederverkauf allerdings kaum noch interessant
Den kompletten Projektverlauf der Stadt Böblingen als PDF erhalten
Ausgangslage:
Warum die Office-2024-Lizenzen der Böblinger Therme ungenutzt blieben
Die Stadtverwaltung Böblingen betreibt aktives Lizenzmanagement und steht dazu regelmäßig mit dem Systemhaus Bechtle im Austausch. Für die Böblinger Therme, eine Tochtergesellschaft der Stadt, wurden Office-2024-Standardlizenzen über einen Open-Value-Vertrag beschafft. Später stellte sich heraus, dass für diese Lizenzen der bestehende Microsoft-Select-Plus-Vertrag der Stadtverwaltung die korrekte Bezugsform gewesen wäre. Die Therme konnte die Software nicht mehr nutzen.
Der Vorschlag, die nicht mehr eingesetzten Lizenzen zu verkaufen, lag in Böblingen bereits länger vor. Manuela Ivezaj aus dem IT-Benutzerservice fragte bei Bechtle nach, woraufhin das Systemhaus den Kontakt zu MRM Distribution herstellte.
Die Voraussetzung:
Welche Nachweise eine Kommune für den Lizenzverkauf braucht
Tim Bloemke, Purchasing Manager bei MRM Distribution, prüfte die Office-Lizenzen der Stadt Böblingen. Sein Maßstab ist bei jedem Ankauf derselbe: eine saubere Nachweiskette.
Im Fall des Kunden Böblingen waren drei Belege erforderlich:
> Die Stadt Böblingen musste die Original-Kaufbelege der Office-Lizenzen vorlegen.
> Hinzu kamen die Microsoft-Vertragsunterlagen zu diesen Office-Lizenzen.
> Den Nachweis, dass die Böblinger Therme eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Stadt Böblingen ist.
Erst dieser berechtigte die Stadt zum Verkauf. Bei der Stadt Böblingen lagen alle drei Nachweise vollständig vor.
Wenn die Unterlagen für den Verkauf nicht vollständig sind
Nicht jede Kommune startet mit lückenlosen Nachweisen. Rechnungen liegen in anderen Abteilungen, Ablageprozesse haben sich geändert, der einstige IT-Einkäufer ist im Ruhestand. Aus der Frage, ob sich ein Bestand verkaufen lässt, wird dann ein Prüfprozess. MRM Distribution sortiert in solchen Fällen den Lizenzbestand, benennt die fehlenden Nachweise und klärt die Verkaufsfähigkeit schrittweise.
Die Lösung: So lief der Verkauf der Böblinger Office-Lizenzen an MRM Distribution in fünf Schritten:
Das Ergebnis:
Aus ungenutzten Lizenzen werden Einnahmen für die Stadtkasse
Finanzieller Mehrwert
Die Stadt Böblingen erzielte mit dem Verkauf Einnahmen für ihren Haushalt. Das Fazit von Manuela Ivezaj fällt knapp aus: „Lohnt sich.“
Wirtschaftlichkeit
Bei einem solchen Verkauf zählt für öffentliche Auftraggeber mehr als der Erlös. Sie arbeiten mit öffentlichen Mitteln, müssen ihre Entscheidungen dokumentieren können und sollen wirtschaftlich handeln. Fließt aus nicht mehr benötigter Software Geld zurück, ist das mehr als ein Buchungsposten.
Der Faktor Zeit: Warum Softwarelizenzen ein Verfallsdatum haben
Softwarelizenzen haben ein „Verfallsdatum“: Läuft der Microsoft-Support für eine Version aus, ist sie nicht mehr verkäuflich. Wie viel ein Lizenzbestand noch einbringt, hängt deshalb davon ab, wann er geprüft wird.
In Böblingen lag beides nebeneinander. Die Office-2024-Lizenzen der Therme ließen sich verkaufen. Daneben lagen hunderte ältere Versionen, die die Stadtverwaltung nicht mehr einsetzte und für die sich ein Wiederverkauf kaum noch lohnte
„Rückblickend hätten wir den Verkauf schon im Zuge der Migration auf Microsoft 365 prüfen sollen“, sagt Manuela Ivezaj aus dem IT-Benutzerservice der Stadtverwaltung Böblingen. Ihr Rat an andere Kommunen: nicht zu lange warten, sonst verlieren die Lizenzen ihren Wert.
Wie viel steckt in Ihrem Lizenzbestand?
MRM Distribution prüft das kostenfrei und unverbindlich.
Das sagt Manuela Ivezaj, IT-Benutzerservice, Stadtverwaltung Böblingen
„MRM hat transparent erklärt, welche Lizenzen für den Verkauf infrage kommen und welche Unterlagen nötig sind. Bei der Rechtssicherheit hatten wir deshalb überhaupt keine Bedenken. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten ist es sinnvoll, nicht mehr benötigte Lizenzen wieder zu Einnahmen für die Kommunen zu machen.“
Manuela Ivezaj, IT-Benutzerservice, Stadtverwaltung Böblingen
Das sagt Tim Bloemke, Purchasing Manager, MRM Distribution
„Viele Organisationen wissen nicht, was ihr Lizenzbestand noch wert ist. In Böblingen war das anders: Die Dokumente lagen vor, die Zuständigkeiten waren klar – und genau das hat aus nicht mehr benötigter Software schnell bares Geld für die Stadtverwaltung gemacht.“
Tim Bloemke, Purchasing Manager, MRM Distribution
Für welche Kommunen und öffentlichen Einrichtungen der Fall relevant ist
Die Situation ist kein Einzelfall: In öffentlichen Verwaltungen wie der Stadt Böblingen entstehen häufig ungenutzte Lizenzen aus unterschiedlichen Gründen. Betroffen sind beispielsweise:
Behörden mit Serverlizenzen aus früheren Beschaffungszyklen
Verwaltungen mit Office-Paketen aus alten Vertragsmodellen
Kommunen mit Überbeständen nach einer Cloud-Migration
Organisationen, deren Tochtergesellschaften Software über eigene Bezugswege beschafft haben
IT-Verantwortliche, die unsicher sind, ob ihre Behörde gebrauchte Programme rechtssicher verkaufen darf
Ungenutzte Lizenzen in der eigenen Verwaltung prüfen lassen
MRM Distribution sortiert den Lizenzbestand, benennt fehlende Nachweise und klärt die Verkaufsfähigkeit Schritt für Schritt — auch dann, wenn die Unterlagen nicht vollständig vorliegen.
Kontakt aufnehmen und Lizenzbestand unverbindlich bewerten lassen
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